Informasi Etika yang Baik Ketika Menulis Email – Seperti yang sudah banyak kita ketahui bahwa email memiliki banyak sekali fungsi yang sangat berguna untuk dapat di jalankan. Saat ini, mulai dari melamar pekerjaan, mengirim tugas atau berkas ke guru atau dosen, maupun surat pemberitahuan lainnya cenderung dikirimkan melalui email. Terkait dengan komunikasi formal, menulis email formal ternyata memiliki beberapa etika penting yang harus kamu perhatikan.
1. Wajib isi subjek email
Sederhananya, subjek email adalah judul yang akan dibaca oleh penerima saat ia menerima email tersebut. Jika kamu mengirim email blogs info tanpa subjek, bisa diibaratkan kamu memberi suatu barang kepada orang lain tanpa memberi tahu apa yang kamu kirimkan terlebih dahulu.
Kejelasan subjek email juga tidak kalah penting. Pastikan subjek yang kamu isi sesuai dengan konteks, jelas, dan singkat. Gunakan kata atau frasa yang jelas dan tidak ambigu (bermakna ganda) agar penerima langsung mengetahui maksud dan tujuan kamu mengirim email tersebut.
2. Tentukan format tulisan yang benar
Selain subjek email, badan email juga salah satu bagian wajib yang perlu kamu isi dan sangat dilarang untuk kamu kosongkan. Sebelum menulis email, ada baiknya kamu melakukan riset mengenai format email yang tepat untuk kamu gunakan, misalnya email melamar pekerjaan, email pengantar file penting, atau email pemberitahuan.
Ada banyak template badan email di internet yang bisa kamu gunakan sebagai referensi. Layaknya surat pada umumnya, format badan email biasanya dibagi menjadi tiga bagian yakni pembuka (salam dan perkenalan diri), isi (maksud dan tujuan dari mengirim email), dan penutup (kesimpulan dan salam penutup).
3. Jangan lupa salam dan perkenalan diri
Sesuai dengan format yang kamu gunakan, gunakan kalimat sapaan yang tepat. Kalimat sapaan yang paling umum digunakan adalah “Selamat pagi/siang/sore”, “Assalamualaikum, wr. wb.”, atau yang lebih formal adalah “Kepada Yth. Bapak/Ibu”. Jangan lupa untuk memperkenalkan diri dengan menyertakan nama lengkap dan asal instansi.
Di bagian akhir, kamu dapat mencantumkan pernyataan akhir seperti kesimpulan atau permintaan segera dihubungi secara singkat dan sopan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas perhatian penerima email. Badan email dapat ditutup dengan salam dan nama penulis email (contoh: Hormat saya, Joni Wijaya).